از زمانی که به یادم دارم همیشه دغدغه کارهای نیمه کاره و عقب افتاده را داشته ام. شغل روابط عمومی و رسانه، جزییات زیادی را در بر می گیرد و خب داشتن یک برنامه موثر می تواند نقش به سزایی برای جلوگیری از آن بهم ریختگی ها و بدقولی ایفا کند.
به هر دلیل و هر چند وقت یک بار، آن نیمه کارها و عقب افتاده ها از من پیشی می گیرند و به قولی من را مغلوب می سازند! هر چند این اواخر، یعنی در سه سال اخیر از نرم افزارهای مدیریت فعالیت ها از جمله گوگل تسک (google task) یا به تازگی از گوگل کیپ (google keep) استفاده می کنم و کمی دغدغه هایم کاسته شده؛ اما آنچه که به نظر می رسد می تواند دوای این درد باشد فقط نرم افزار و ابزار نیست، رویکرد آدمی در زندگی، آن هم در زمانی که کاری به او محول می شود و یا اینکه به دلیل تعدد وظایف یا حجم کارها، تاخیری پیش می آید، خیلی مهم و سرنوشت ساز است.
چندی پیش در دیجیاتو مطلبی خواندم در همین خصوص؛ آقای محترم و گویا مهمی (بروید در لینکدین و پروفایلش را بخوانید!) پستی را در لینکدین منتشر کرده و پیشنهادی ساده اما عملیاتی و اثربخش را ارائه کرده بود. از هفته گذشته من این رویکرد را در کنار ابزارهایی که از آن ها استفاده می کنم در برنامه هفتگی زندگی ام گنجاندم و با اینکه زمان زیادی نگذشته اما واقعا تاثیرگذار بوده.
کارل مک دانل پیشنهاد داده در عصر هر جمعه، ده مورد از مهم ترین کارهایی که در انجام آن ها تعلل کرده ایم را لیست کرده و با انتخاب دو تا سه مورد از مهم ترین آن کارها، با خود قرار بگذاریم تا پایان هفته پیش رو، آن فعالیت های انتخابی را انجام دهیم.
او دلایلی هم برای این پیشنهاد آورده که اگر اجازه دهید، در قالب تجربه شخصی خودم آن ها را برایتان بازگو کنم:
1- کسب شفافیت: وقتی کارهای عقب مانده را لیست کردم ذهنم شفاف شد! اغراق نمی کنم اما با لیست کردن کارهای عقب مانده، آنچه که برایم مبهم و دست نیافتنی بود، عیان و روشن شد. یک حس دیگر که به سراغم آمد، آرامش بود (هرچند دیدن کارهای عقب مانده، حساسیست و به طبع دغدغه ام را بیشتر می کند) ولی حس خوبی بود؛ گویا انرژی ها یکجا جمع شدند تا من بتوانم کارهای عقب مانده ام را بالاخره انجام دهم!
2- لیست را که دیدم دستم آمد که چرا کارها عقب افتاده... . به عبارتی فهمیدم چه مسائلی موجب شده تا کارها به تاخیر بیفتد. وای بر من از چه چیزهایی می ترسیدم و در پس انجام ندادن آن فعالیت ها، قایم می شدم! این دقیقا همان چیزی است که کارل درباره آن صحبت کرده، با ترس هایمان روبرو می شویم.
3- لیست کارهای عقب مانده، مدت زمان محدود هفته پیش رو و ارزش آن کارها، موجب شد تا به کارهایم اولویت بدهم. من عمدتا در تعیین اولویت ها مشکل دارم، چون انسان کمال گرایی هستم و می خواهم همه کارها را با هم و در بهترین شرایط ممکن انجام دهم! اما لیست کردن کارهای عقب افتاده به من که خیلی کمک کرد و توانستم روشن پیش بروم.
4- و دست آخر اینکه وقتی کارها لیست شد، هم توانستم دلایل ترسم را شناسایی کنم و هم برای آن لیست اولویت ها تعیین شود، بنابراین موجب شد تا به هیچ عنوان بتوانم از آنچه که بدان رسیده ام فرار کنم! مگر اینکه نه برای مسئولیت هایم ارزش قائل باشم و نه حتی برای خودم!
خوشحال میشوم شما نیز تجربیات خود را به اشتراک بگذارید و اگر نکته ای هست که مغفول مانده، به این مطلب اضافه کنید.
